Nous expliquons ce qu’est un système d’information, ses caractéristiques et ses objectifs. Aussi, quels sont ses principaux éléments et avantages.
Qu’est-ce qu’un système d’information ?
Un système d’information (SI) est appelé un ensemble de données et d’éléments qui interagissent entre eux et qui ont une finalité précise qui, en général, est liée à la satisfaction d’un besoin. Par exemple : Gérer la base de données d’une bibliothèque.
Caractéristiques d’un système d’information
Les principales caractéristiques d’un système d’information sont :
- Il est utilisé pour collecter, stocker et intégrer des données.
- Il peut s’agir d’un système formel, lorsque vous utilisez des moyens informatiques ou des structures solides pour atteindre le but ou l’objectif, ou un système informel, lorsque vous utilisez des structures plus élémentaires ou artisanales, comme un crayon et du papier.
- Il stocke des informations qualitatives (informations non numériques) et des informations quantitatives (variables numériques) .
- Il est composé de données saisies manuellement ou automatiquement pour créer une base de données.
- Utilisez des enquêtes, des questionnaires, des observations sur le terrain, des recensements ou des recherches pour recueillir des données.
- Il doit être évalué et mesuré pour être mis à jour ou pour corriger d’éventuelles erreurs.
- Il doit être sécurisé pour éviter que les informations collectées ne soient perdues ou volées.
- Cela nécessite un certain type de rétroaction, cela signifie que les informations quittent le système et y réintègrent avec une élaboration plus poussée ou avec plus d’informations.
Processus d’un système d’information
Chaque système d’information comporte certains processus internes essentiels. Ceux-ci sont:
- Collecte de données . Processus dans lequel toutes les données disponibles et nécessaires sont collectées. Cela peut être fait manuellement ou via des technologies telles que des scanners ou des codes-barres.
- Stockage des données . Processus dans lequel les données sont classées et stockées, cela peut se produire sur des supports physiques ou numériques.
- Traitement des données . Processus dans lequel les données sont liées et transformées en informations utilisables.
- Diffusion d’informations . Processus dans lequel l’information est utilisée dans un but précis, comme la prise de décision ou l’établissement d’objectifs.
Finalités et usages des systèmes d’information
Tous les systèmes d’information ont pour objectif principal l’ obtention de certaines informations qui sont ensuite utilisées pour prendre des décisions ou prédire des comportements ou des phénomènes.
Il existe différentes utilisations selon le type d’organisation qui utilise les systèmes d’information. Or, les principaux usages ou utilités d’un système d’information sont :
- Gérer et organiser les données.
- Fournir des informations fiables et à jour.
- Automatisez les différents processus opérationnels.
- Être utile pour prendre des décisions.
- Contrôler toutes les activités au sein de l’organisation.
- Différenciez les informations importantes de celles qui ne le sont pas.
- Intégrer toutes les informations disponibles et pertinentes pour l’entreprise.
- Obtenir des avantages concurrentiels.
Éléments d’un système d’information
Il y a quelques éléments indispensables pour réaliser un système d’information. Ce sont généralement :
- Ressources humaines . Ce sont eux qui sont responsables de la collecte et de l’organisation des informations. Dans de nombreux cas, ils sont également en charge du chargement des données tant dans des supports matériels que dans des logiciels ou des plateformes virtuelles.
- Données . Ce sont ces variables qualitatives ou quantitatives sur des faits ou des phénomènes. Une fois traitées, les données deviennent des informations que l’entreprise ou l’organisation utilise.
- technologie . Ce sont les plateformes ou logiciels utilisés pour stocker et traiter les données. Dans certains cas, un système d’information peut ne pas être numérique et peut être stocké dans des dossiers ou d’autres types de fichiers physiques.
Avantages des systèmes d’information
Les principaux avantages des systèmes d’information sont :
- Ils réduisent le coût du travail en optimisant les temps, les tâches et les routines.
- Ils gèrent des actifs corporels et incorporels et sont un outil fondamental dans les organisations d’aujourd’hui.
- Ils sont l’une des principales sources d’avantage concurrentiel dans le domaine des affaires et de l’entrepreneuriat.
- Ils permettent de rassembler en un seul endroit toutes les informations pertinentes pour l’organisation.
- Ils facilitent l’ innovation , la détection des problèmes et leur résolution ultérieure.
Exemples de systèmes d’information
Il existe différents types de systèmes d’information selon leur fonction principale. Certains des systèmes les plus largement utilisés qui fonctionnent via des programmes informatiques ou des logiciels sont :
- Système de traitement des transactions . C’est un système d’information qui collecte, traite et stocke toutes les données obtenues à partir des transactions effectuées au sein d’une entreprise ou d’une organisation.
- Système d’aide à la décision . C’est un système d’aide qui fournit des outils et des données qui facilitent ou aident au processus de prise de décision au sein d’une entreprise ou d’une organisation.
- Système d’information pour les dirigeants . C’est un système d’information qui fournit des informations pertinentes et organisées aux cadres supérieurs d’une entreprise afin qu’ils puissent avoir une vue d’ensemble de l’état de chacun des domaines et aspects de l’organisation.
- Système d’organisation des ressources . C’est un système qui intègre et traite les informations de toutes les procédures qui se produisent au sein d’une entreprise.
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